Olsztyn24

Od dzisiaj (12.03) W olsztyńskim ratuszu interesanci mogą załatwić sprawy w jednym miejscu. Zakończył się etap testowania Biura Obsługi Klienta, zorganizowanego w pomieszczeniach zajmowanych kiedyś przez bank. Zadaniem BOK będzie kompleksowa obsługa interesanta, bez konieczności błądzenia po budynku urzędu.

Utworzenie BOK w Urzędzie Miasta Olsztyn jest konsekwencją wdrażania projektu „Interaktywny Urząd”, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej. Celem utworzenia Biura Obsługi Klienta jest poprawa jakości i komfortu obsługi Interesanta w urzędzie.

W BOK pracować będzie 4. pracowników przeniesionych tam z innych wydziałów. Pracownicy BOK zajmą się kompleksową obsługą interesantów, udzielaniem informacji o zakresie działania wydziałów urzędu, o rodzaju, miejscu i trybie załatwiania poszczególnych spraw, sposobie ich załatwiania oraz stanu zaawansowania prowadzonej sprawy.

Na poszczególnych stanowiskach wydawane będą karty informacyjne, druki i formularze oraz będzie udzielana pomoc przy ich wypełnianiu.

W BOK będzie przyjmowana i rejestrowana wpływająca do urzędu korespondencja (m.in. wnioski, odwołania). Pracownicy sprawdzą również, czy złożone dokumenty są kompletne. Tu także, po wcześniejszym uzgodnieniu, wydawane będą dokumenty, takie jak decyzje, zaświadczenia, opinie itp.

Biuro Obsługi Klienta zlokalizowane jest na parterze Urzędu Miasta przy pl. Jana Pawła II 1 w Olsztynie.

Biuro Obsługi Klienta jest przedsięwzięciem nowatorskim, wymagającym koordynacji działań różnorodnych obszarów. W wielu miastach funkcjonują już biura obsługi interesanta, klienta, mieszkańca jednak zakres spraw, jakie realizują jest indywidualny i dostosowany do rozwiązań organizacyjnych każdego z tych urzędów. Brak jest więc gotowych, sprawdzonych rozwiązań do wykorzystania w olsztyńskim Urzędzie Miasta. Z tego też powodu zakres Biura określony został w oparciu o potrzeby mieszkańców Olsztyna i na bieżąco będzie ulegał weryfikacji.