Olsztyn24

Charakterystyczne do tej pory dla Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie widoki stojących w „ogonkach” po paszporty przechodzą do historii. W urzędzie uruchomiono bowiem bezkolejkowy system obsługi paszportowej i cudzoziemców. Teraz na załatwienie spraw paszportowych można czekać... siedząc.

- Uważamy, że bezkolejkowy system obsługi to duże udogodnienie dla załatwiających sprawy w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców naszego urzędu - mówi Marek Reda, dyrektor generalny Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie. - Chociaż nie proponujemy rejestracji przez Internet, to po przyjściu do urzędu można pobrać z automatu odpowiedni bilet z numerem i zamiast ustawiać się w kolejce, wygodnie usiąść i oczekiwać na wezwanie. Czas oczekiwania można wykorzystać na wypełnienie dokumentów, bez obawy, że zostaniemy usunięci z kolejki.

Elektroniczny system obsługuje posługujących się językiem polskim, angielskim i francuskim klientów składających wnioski paszportowe, osoby odbierające gotowe już paszporty oraz cudzoziemców. Udogodnienie jest spore, chociaż jak zwykle gdy wprowadzane są jakieś innowacje i tym razem nie wszystko przebiega tak, jak założyli sobie autorzy systemu.

- Bywa tak, że klienci w ogóle nie czytają krótkiej instrukcji znajdującej się przy automacie biletowym i najpierw pobierają „numerek”, a potem dopiero zabierają się za przygotowanie dokumentów paszportowych - mówi jeden z pracowników Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie. - Ponieważ liczba oczekujących z reguły nie jest duża, okazuje się, że klient jest proszony do stanowiska obsługi zanim jeszcze skończy wypełnianie wniosków. Wtedy pojawiają się nerwy. Sytuacja kończy się przeważnie pobraniem kolejnego „numerka” i ponownym oczekiwaniem w kolejce.

Ten problem znany jest już decydentom w Urzędzie Wojewódzkim. Przygotowywane jest „lekarstwo” dla roztargnionych klientów - instrukcja obsługi systemu napisana większymi niż do tej pory literami.

Bezkolejkowy system obsługi klientów to nie jedyna nowość wprowadzana obecnie w Urzędzie Wojewódzkim. W najbliższy poniedziałek ruszy ulokowane w holu przy głównym wejściu do urzędu biuro obsługi klienta.

- Chcemy nasz podstawowy cel, czyli obsługę klienta, realizować w sposób jak najbardziej profesjonalny - tłumaczy Marek Reda.

- W tym punkcie klient dowie się wszystkiego o administracji działającej w Urzędzie Wojewódzkim, jak również o administracji zespolonej i samorządowej - dodaje Marek Zaczek, dyrektor Wydziału Organizacyjno-Administracyjnego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie. - Będzie tam mógł również złożyć adresowane do komórek urzędu pisma, a w razie potrzeby zostanie pokierowany do osób w urzędzie, które załatwią daną sprawę. W tym punkcie będzie można także złożyć tzw. kwalifikowany podpis umożliwiający załatwianie w urzędach wielu spraw za pośrednictwem Internetu. Do tej pory droga do naszego punktu potwierdzania profilu zaufanego ePUAP była dość skomplikowana.

W biurze obsługi klienta znajdzie też miejsce punkt informacji paszportowej, do tej pory mieszczący się przy wejściu do Urzędu Wojewódzkiego od strony ul. Kopernika.

Jak już wyżej napisaliśmy, pierwsi klienci nowego biura obsługi klienta Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie obsłużeni zostaną w poniedziałek, 9 lipca.